Un SKU identifica una línea de productos; un registro de lote identifica el stock que la compone. Cuando los productos incluyan información sobre la fecha de fabricación, la fecha de consumo preferente o la fecha de caducidad, anota el significado de cada indicación antes de la recepción y la preparación. La fecha en sí debe proceder del registro de producto autorizado por el proveedor.
Confirma primero la aceptación y las instrucciones
Marca los productos con fecha de caducidad, perecederos o sensibles a la temperatura antes de enviar el inventario. Confirma la aceptación del producto, las condiciones de almacenamiento aplicables, las instrucciones de recepción del mercado y la idoneidad para el transporte. Se revisa la manipulación disponible para cada artículo y ruta; esta guía no establece la capacidad para servicios de alimentación, cosméticos, cadena de frío u otros servicios especializados.
Registrar el registro del lote
- Referencia del proveedor y de la compra, SKU, variante e identificador de lote.
- Cantidad prevista y recibida para cada lote.
- La fecha tal y como figura impresa, el tipo de letra indicado y una interpretación autorizada.
- Foto de referencia del producto y marca de fecha original.
- Cualquier documento pertinente del proveedor y versión de las instrucciones de almacenamiento.
- Excepciones relacionadas con las condiciones, el estado de las existencias y la persona encargada de autorizar la salida.
Mantén la fecha impresa original junto con cualquier fecha interna normalizada. Para que la fecha interna no dé lugar a ambigüedades, resulta útil el formato AAAA-MM-DD. Este formato interno no determina el formato de etiqueta requerido para el producto o el mercado.
Aclara las marcas poco claras antes de etiquetar
La fecha de fabricación, la fecha de caducidad, la fecha de consumo preferente y el código de lote tienen finalidades distintas. Si una indicación resulta ambigua o poco clara, consulta al proveedor y al especialista en el producto correspondiente para que la confirmen. El almacén no debe calcular ni inventar una fecha de caducidad a partir de un código de lote, ni reinterpretar una fecha de fabricación como fecha de caducidad sin una base autorizada.
No alargues ni ocultes la fecha al volver a etiquetar el producto. La información de sustitución debe estar aprobada y vinculada al registro original del producto. Asegúrate de que el nuevo envase permita leer la información obligatoria en la ubicación acordada.
Asignar existencias por lote
Asegúrate de que las cantidades de los distintos lotes se puedan distinguir durante el almacenamiento, el montaje y el embalaje en cajas. Define tu regla de asignación y cómo se excluyen las existencias retenidas o rechazadas. En el caso de los lotes agrupados, identifica los lotes de componentes utilizados en el conjunto final y obtén el tratamiento de la fecha de aprobación correspondiente al producto real.
Si se solicita la asignación «primero el vencimiento más cercano», hay que acordar cómo se registrará y gestionará cuando un lote esté retenido. Se trata de una norma de existencias propuesta, no de una afirmación automática sobre el software de almacén ni de una promesa de que se admitan todos los productos con fecha de caducidad.
Revisa el recorrido completo antes de la salida
Comprueba las fechas autorizadas con respecto al envío previsto, el tránsito, la recepción en destino y el periodo de almacenamiento previsto. Obtén los criterios de recepción específicos del producto vigentes y aprueba la asignación real del lote. Aquí no se indica ningún valor universal de vida útil restante.
Si cambia la ruta o la fecha de recepción, revisa de nuevo los lotes afectados. Registra las nuevas instrucciones y la aprobación antes de la salida. La aprobación de un vendedor no prevalece sobre los requisitos de elegibilidad del mercado o de seguridad del producto.
Conserva la documentación para una revisión del estado de salud
Relaciona los documentos del proveedor, las marcas originales, el estado de recepción, las revisiones del embalaje y las cajas de salida. Si más adelante se cuestiona el stock, identifica los lotes concretos y las unidades afectadas, en lugar de dar por sentado que todo el stock de la misma SKU se encuentra en el mismo estado. Las instrucciones actuales de la plataforma determinan cualquier investigación o solicitud de documentación; los registros conservados no garantizan el resultado de una reclamación.
Analizar los registros de lote y la liberación de existencias Elabora el resumen de la oferta
Preguntas de los vendedores sobre esta guía
Los debates públicos de WeAreSellers han ayudado a identificar las siguientes cuestiones de planificación. Los informes individuales no establecen las normas vigentes del mercado, la elegibilidad de los productos ni el rendimiento de nuestro servicio. Se trata de una orientación editorial original; las comprobaciones y los registros se acuerdan para el trabajo concreto.
- Preguntas sobre reclamaciones relacionadas con el estado de EE. UU. y sobre la información relativa a las fechas
- Reclamación por el estado del inmueble y solicitud de pruebas del estado anterior y posterior
- Stock no disponible y embalaje de protección poco claro
Revisión editorial: 6 de octubre de 2026.
Ejemplo de planificación: una referencia llega en dos lotes
Escenario ilustrativo de planificación. Esto no es un caso práctico de un cliente.
Supongamos que un envío contiene 60 unidades del lote A y 40 del lote B. Si solo se registra un total de 100 unidades, se pierde la distinción necesaria para tomar una decisión de liberación específica para cada lote.
| Situación | Comprobar | Decisión de grabar |
|---|---|---|
| Recibir por separado | Anota cada código de lote, su cantidad y la fecha que figura en el producto. | Mantén dos líneas de inventario aunque el SKU sea idéntico. |
| Aclarar una fecha poco clara | Distinguir entre la fecha de fabricación, la fecha de caducidad y una fecha impresa ambigua. | Retener el lote afectado hasta que el cliente facilite una interpretación aceptada y pruebas que la respalden. |
| Liberar un lote seleccionado | Indica el número de lote aprobado y la cantidad en la orden de salida. | Conciliar el saldo liberado con el registro del lote; no sustituir el otro lote sin autorización. |
Un registro de almacén no establece el plazo de conservación legal de un producto. Conserva la autorización del lote del cliente, los requisitos del destino, los saldos restantes y las referencias de las cajas junto con el registro de salida.
Desde la preparación hasta un historial limpio
Incluye el proveedor, el SKU, el lote y las cantidades recibidas en el registro de existencias. Aprueba el saldo seleccionado antes de la liberación.
