Acuerda cómo se comunican al almacén los cambios en los pedidos y las excepciones antes de que comience la gestión de los pedidos en tiempo real. Una solicitud de cancelación o de cambio de dirección requiere una confirmación operativa. El estado del almacén y el traspaso al transportista determinan qué acciones siguen siendo posibles.
Mantén una única referencia de pedido y una única versión
Haga coincidir la referencia del pedido de la tienda con los registros de pedidos del almacén, las variantes de SKU, las cantidades unitarias y las especificaciones de embalaje aprobadas. Defina quién es el responsable de las actualizaciones y cómo se identifican los envíos duplicados. Envíe una instrucción revisada explícita en lugar de un segundo pedido ambiguo.
Definir el momento en el que los cambios deben someterse a revisión
Acuerda qué cambios se pueden aceptar antes de la recogida, después del embalaje y tras la recogida por parte del transportista. Anota la hora de la solicitud, la confirmación del almacén, el estado actual y la acción aprobada. No comuniques al cliente que se ha detenido el envío hasta que el operario responsable lo confirme. Una cancelación o un reembolso en tienda no implica automáticamente que se haya detenido el envío de un paquete.
Gestionar el stock no disponible antes del lanzamiento
Identifica la referencia (SKU) y la cantidad afectadas, si falta stock o si está retenido, y cuándo se espera la próxima actualización. Acuerda si el pedido debe esperar, enviarse parcialmente o requiere otra decisión. Cualquier cambio de talla, color o producto requiere la aprobación acordada. Confirma cualquier gasto adicional de gestión o transporte antes de realizar un envío parcial.
Revisar una notificación de artículo erróneo utilizando los registros
Comprueba que coincidan el pedido original, las especificaciones de la variante, el albarán de embalaje y la referencia de envío. Recopila las pruebas acordadas de lo que se embalo y lo que se recibió a través del flujo de trabajo de asistencia segura. Las variantes similares deben contar con detalles distintivos claros en el momento de la preparación del pedido, como el tamaño, el color, el número de componentes o el identificador de producto acordado.
Designa a un responsable de la investigación y fija la próxima fecha de revisión. Registra las conclusiones y las medidas correctivas aprobadas por separado de las hipótesis sobre la causa. El envío de productos de sustitución, las devoluciones físicas y los reembolsos a los clientes son decisiones distintas; confirma su alcance, sus costes y la autoridad competente.
Utiliza un registro de excepción
- Referencias de pedidos y envíos; referencias de producto (SKU) y unidades afectadas.
- Tipo de incidencia, hora de notificación y fase de resolución conocida.
- Referencias documentales e información sin aclarar.
- Persona de contacto responsable, medida propuesta y referencia de aprobación.
- Confirmación del almacén o del transportista y fecha de la próxima revisión.
- Resultado final y cualquier corrección acordada en las existencias o en los cargos.
Utiliza referencias en lugar de los datos personales de los clientes en el resumen inicial del servicio. Acuerda las condiciones de acceso y conservación de los registros de acuerdo con el flujo de trabajo operativo real.
Prueba los cambios antes de ponerlos en producción
Incluye en la revisión de incorporación los casos de pedidos duplicados, variantes no disponibles, falta de material de embalaje, cancelaciones y solicitudes de cambio de dirección. Confirma que el método elegido genere una confirmación clara y mantenga la instrucción aprobada actualmente. Las conexiones automatizadas con las tiendas y los objetivos de respuesta solo se confirman tras una revisión de viabilidad.
Ámbito de aplicación: gestión de pedidos de clientes · Utiliza la lista de comprobación del piloto · Planifica la ruta de vuelta
Cancelación en Shopify: solicitud, respuesta y comprobación de existencias
En el caso de un servicio de gestión de pedidos conectado a una aplicación, Shopify distingue entre una solicitud que aún no ha sido aceptada y otra que el servicio ya ha aceptado. Una solicitud no aceptada puede cancelarse en el panel de administración. Tras la aceptación, envía una solicitud de cancelación y espera a que el servicio la acepte o la rechace; si se rechaza, la gestión del pedido continúa.
Si el servicio confirma la cancelación pero no puede actualizar Shopify, confirma ese resultado antes de revertir manualmente el estado de cumplimiento. A continuación, comprueba las cantidades en stock. Antes de transferir el pedido a otro operador, concilia el trabajo cancelado y las unidades restantes para que no se envíe el mismo pedido dos veces.
Durante la puesta en marcha, comprueba ambas fases utilizando la conexión propuesta. Registra la solicitud de la tienda, la respuesta del operador, el estado físico del trabajo y la corrección de existencias. El flujo de trabajo exacto depende de la aplicación y de la configuración del servicio.
Guía oficial de Shopify sobre la gestión de pedidos a través de aplicaciones, consultado el 6 de octubre de 2026. Esto explica el comportamiento de Shopify; no significa que nuestro servicio ofrezca una integración concreta.
Descargar el registro de modificaciones y confirmaciones de pedidos (CSV)
Si los pedidos utilizan el método de gestión de pedidos por correo electrónico de Shopify
El proceso de cancelación vinculado a la aplicación que se describe anteriormente no abarca todas las modalidades de gestión de pedidos. Shopify recomienda a los vendedores que utilicen un servicio personalizado basado en correo electrónico que se pongan en contacto directamente con dicho servicio para realizar cambios o cancelaciones. Dicho servicio personalizado no actualiza automáticamente el estado del pedido; el número de seguimiento se puede añadir manualmente tras el envío.
Acuerda quién se encarga de registrar los cambios, quién actualiza el almacén y cómo se concilian ambos registros. Confirma la acción física antes de hacer una promesa al cliente.
Guía personalizada de Shopify sobre la gestión de pedidos por correo electrónico, consultado el 6 de octubre de 2026. Confirma el método de pedido real durante el proceso de incorporación.
Preguntas de la comunidad
Revisado el 6 de octubre de 2026. Estas conversaciones de carácter anecdótico sirven de base para cuestiones de planificación, pero no para los precios, las normas sobre comisiones del mercado, los calendarios de festivos ni las garantías de servicio.
Cuando se suspende una ruta de envío
Confirma el aviso con el operador responsable: países de destino afectados, servicio, alcance del producto, fecha de entrada en vigor y zona horaria. Anota la referencia del aviso y la fecha de la próxima revisión. Una interrupción que afecte a una ruta no implica que todos los destinos o compañías aéreas estén indisponibles.
Conciliar los pedidos pendientes afectados
Elabora una lista de los pedidos pendientes de aceptación, preparación, embalaje o recogida. Anota el estado actual de cada paquete e indica si se ha confirmado su entrega física. Pide al operador que confirme qué envíos están retenidos; un simple cambio de estado en la tienda no detiene la actividad del almacén. Mantén los paquetes ya recogidos dentro de su proceso habitual de seguimiento e investigación.
Acordar qué se hace con las acciones en cartera
Identifica los SKU, las cantidades, los pedidos asignados y los paquetes embalados que quedan en las instalaciones. Confirma las condiciones de almacenamiento, los posibles gastos de manipulación adicionales y quién puede autorizar el desembalaje, la reasignación o el traslado. Mantén identificables las unidades reservadas hasta que se confirme la decisión relativa al pedido en cuestión.
Valora una alternativa antes de cambiar la ruta
Solicite la confirmación de la aceptación efectiva del producto y del destino, las medidas del paquete terminado, la documentación necesaria, el alcance del servicio del transportista, las tarifas presupuestadas y la base del presupuesto para cualquier alternativa propuesta. El hecho de que se haya utilizado un servicio anteriormente no garantiza que se pueda aceptar el paquete actual. El stock local en el destino, el traslado a granel y el envío directo desde China son acuerdos con un alcance distinto.
Registra la ruta original y la propuesta, la versión de la cotización, los trabajos adicionales y la persona responsable de la decisión. Confirma la nueva etiqueta y las referencias de seguimiento, e identifica las instrucciones sustituidas antes del envío. No envíes un pedido de sustitución duplicado mientras el pedido original siga sin resolverse.
Informar a los clientes y confirmar el reinicio
Utiliza el último estado verificado del pedido y la hora acordada para la próxima actualización. Revisa cualquier estimación de entrega publicada para los destinos afectados. Las decisiones relativas a cancelaciones o reembolsos a los clientes se rigen por los requisitos aplicables y el proceso acordado; son independientes de la confirmación de la gestión física del paquete.
Antes de reanudar los envíos, confirma la disponibilidad de las rutas y las condiciones aplicables. Concilia los pedidos en espera, las asignaciones de stock y las instrucciones de embalaje vigentes. Registra las cantidades y los pedidos aprobados para la reanudación, en lugar de considerar que el fin de una pausa supone la aprobación de todos los pedidos pendientes.
Descarga la plantilla en blanco para la revisión de pedidos durante la pausa de rutas (CSV). Utiliza una fila por cada pedido o paquete afectado; conserva los datos del destinatario en tu sistema de pedidos seguro.
Pregunta de la comunidad que ha dado lugar a esta lista de comprobación
Revisado el 6 de octubre de 2026. Un El debate público sobre la suspensión de los envíos al Reino Unido ha motivado la elaboración de esta lista de comprobación para la planificación. Se trata de una guía editorial, no de un caso verificado de forma independiente ni de una promesa de servicio alternativo. Quedan excluidos los precios anunciados, las estimaciones de tránsito y las afirmaciones sobre las obligaciones de un agente.
