Convenez de la manière dont les modifications de commande et les exceptions sont transmises à l'entrepôt avant le début du traitement des commandes en temps réel. Toute demande d'annulation ou de modification d'adresse doit faire l'objet d'un accusé de réception opérationnel. Le statut de la commande dans l'entrepôt et le transfert au transporteur déterminent les actions qui restent possibles.
Conserver une seule référence de commande et une seule version
Faites correspondre la référence de la commande du magasin aux enregistrements de commande de l'entrepôt, aux variantes de référence, aux quantités unitaires et aux spécifications d'emballage approuvées. Déterminez qui est responsable des mises à jour et comment les soumissions en double sont identifiées. Envoyez une instruction révisée explicite plutôt qu'une deuxième commande ambiguë.
Définir le moment où les modifications doivent faire l'objet d'un examen
Convenez des modifications pouvant être acceptées avant la préparation des commandes, après l'emballage et après l'enlèvement par le transporteur. Consignez l'heure de la demande, l'accusé de réception de l'entrepôt, l'état actuel et la mesure approuvée. Ne dites pas à un client que l'expédition a été suspendue tant que l'opérateur responsable ne l'a pas confirmé. Une annulation en magasin ou un remboursement ne signifie pas automatiquement qu'un colis a été retenu.
Gérer les stocks indisponibles avant la mise en vente
Précisez la référence et la quantité concernées, indiquez si le stock est manquant ou bloqué, ainsi que la date prévue de la prochaine mise à jour. Convenez ensemble si la commande doit être mise en attente, expédiée partiellement ou si une autre décision s'impose. Tout changement de taille, de couleur ou de produit nécessite l'accord préalable. Confirmez les éventuels frais de manutention ou de transport supplémentaires avant de procéder à une expédition fractionnée.
Examiner un signalement d'erreur d'article à l'aide des dossiers
Vérifiez la concordance entre la commande d'origine, la fiche technique du produit, le bordereau d'emballage et la référence d'expédition. Recueillez les justificatifs convenus concernant le contenu de l'emballage et la marchandise reçue via le processus de gestion sécurisé. Les produits similaires doivent être clairement distingués lors de la préparation des commandes, notamment par leur taille, leur couleur, le nombre de composants ou l'identifiant produit convenu.
Désignez un responsable de l'enquête et fixez la date du prochain examen. Consignez les conclusions et les mesures correctives approuvées séparément des hypothèses concernant la cause. Le remplacement des articles, les retours physiques et les remboursements aux clients constituent des décisions distinctes ; vérifiez leur portée, leurs coûts et les compétences nécessaires.
Utiliser un enregistrement d'exception
- Références de commande et d'expédition ; références et quantités concernées.
- Type de problème, heure de signalement et état d'avancement connu.
- Références des éléments de preuve et informations non clarifiées.
- Interlocuteur responsable, mesure proposée et référence d'approbation.
- Accusé de réception de l'entrepôt ou du transporteur et date de la prochaine vérification.
- Résultat final et, le cas échéant, toute correction convenue concernant les stocks ou les frais.
Dans le cahier des charges initial, utilisez des références plutôt que les informations personnelles des clients. Définissez les modalités d'accès et de conservation des dossiers en fonction du flux de travail opérationnel réel.
Testez les modifications avant leur mise en production
Intégrez les cas suivants dans l'évaluation de l'intégration : commande en double, variante indisponible, manque de matériel d'emballage, annulation et demande de changement d'adresse. Vérifiez que la méthode choisie génère un accusé de réception clair et respecte les instructions approuvées actuellement. Les connexions automatisées aux boutiques et les objectifs de réponse ne sont validés qu'après une évaluation de faisabilité.
Portée de la gestion des commandes clients · Utilisez la liste de contrôle du pilote · Planifier l'itinéraire de retour
Annulation sur Shopify : demande, réponse et vérification des stocks
Dans le cadre d'un service de traitement des commandes connecté à une application, Shopify fait la distinction entre une demande qui n'a pas encore été acceptée et une demande que le service a acceptée. Une demande non acceptée peut être annulée dans l'espace d'administration. Une fois la demande acceptée, envoyez une demande d'annulation et attendez que le service l'accepte ou la refuse ; un refus signifie que le traitement de la commande se poursuit.
Si le prestataire confirme l'annulation mais ne parvient pas à mettre à jour Shopify, vérifiez bien cette information avant de rétablir manuellement le statut d'exécution de la commande. Vérifiez ensuite les quantités en stock. Avant de transférer la commande à un autre opérateur, effectuez un rapprochement entre les tâches annulées et les unités restantes afin d'éviter qu'une même commande ne soit expédiée deux fois.
Au cours de la mise en service, testez les deux étapes en utilisant la connexion proposée. Enregistrez la demande du magasin, la réponse de l'opérateur, l'état d'avancement des tâches physiques et la correction des stocks. Le déroulement précis du processus dépend de l'application et de la configuration du service.
Guide officiel de Shopify sur la gestion des commandes via les applications, consulté le 06/10/2026. Cela explique le comportement de Shopify ; cela ne signifie pas pour autant que notre service propose une intégration spécifique.
Télécharger le fichier CSV contenant les modifications de commande et les accusés de réception
Si les commandes utilisent la méthode de traitement des commandes par e-mail de Shopify
La procédure d'annulation via l'application décrite ci-dessus ne couvre pas tous les cas de figure. Shopify recommande aux vendeurs utilisant un service personnalisé par e-mail de contacter directement ce service pour toute modification ou annulation. La progression n'est pas mise à jour automatiquement par ce service personnalisé ; le numéro de suivi peut être ajouté manuellement après l'expédition.
Convenir des modalités selon lesquelles l'opérateur prend acte des modifications, de la personne chargée de mettre à jour le magasin et de la manière dont les deux registres sont rapprochés. Vérifier l'action physique avant de prendre un engagement envers le client.
Conseils personnalisés de Shopify sur la gestion des commandes par e-mail, consulté le 6 octobre 2026. Vérifiez le mode de commande effectif lors de la prise en main.
Questions de la communauté
Révisé le 06/10/2026. Ces échanges informels servent de base aux questions de planification, mais ne concernent ni les prix, ni les règles relatives aux frais de marché, ni les calendriers des jours fériés, ni les garanties de service.
Lorsqu'un itinéraire d'expédition est mis en pause
Vérifiez les informations de l'avis auprès de l'opérateur responsable : pays de destination concernés, service, gamme de produits, date d'entrée en vigueur et fuseau horaire. Notez la référence de l'avis et la date de la prochaine révision. Une interruption affectant une seule liaison ne signifie pas pour autant que toutes les destinations ou tous les transporteurs sont indisponibles.
Rapprocher les commandes en cours concernées
Dressez la liste des commandes en attente d'acceptation, de préparation, d'emballage ou d'enlèvement. Indiquez le statut actuel de chaque colis et précisez si une remise physique a été confirmée. Demandez à l'opérateur de confirmer quelles livraisons sont suspendues ; un simple changement de statut en magasin ne suffit pas à interrompre l'activité de l'entrepôt. Maintenez les colis déjà retirés dans le cadre de leur processus actuel de suivi et de recherche.
Convenir de ce qu'il adviendra des actions détenues
Identifiez les références (SKU), les quantités, les commandes attribuées et les colis emballés restant dans l'entrepôt. Vérifiez les modalités de stockage, les éventuels frais de manutention supplémentaires et qui est habilité à approuver le déballage, la réaffectation ou le transfert. Veillez à ce que les unités réservées restent identifiables jusqu'à ce que la décision concernant la commande concernée soit confirmée.
Envisagez une alternative avant de modifier l'itinéraire
Demandez confirmation de l'acceptation effective du produit et de la destination, les dimensions du colis fini, les documents requis, le périmètre de service du transporteur, les tarifs proposés et la base de calcul du devis pour toute alternative proposée. Le fait qu'un service ait déjà été utilisé ne garantit pas qu'il puisse prendre en charge le colis en question. L'approvisionnement local à destination, le transfert en vrac et l'expédition directe depuis la Chine constituent des modalités distinctes.
Enregistrez l'itinéraire d'origine et celui proposé, la version du devis, les travaux supplémentaires et le responsable de la décision. Vérifiez les nouvelles références d'étiquetage et de suivi, et identifiez les instructions remplacées avant l'expédition. N'envoyez pas de commande de remplacement en double tant que la commande initiale n'est pas réglée.
Informer les clients et confirmer le redémarrage
Utilisez le dernier statut de commande vérifié et l'heure de mise à jour suivante convenue. Vérifiez toute estimation de livraison publiée pour les destinations concernées. Les décisions d'annulation ou de remboursement communiquées au client respectent les exigences applicables et la procédure convenue ; elles sont distinctes de la confirmation de la manutention physique du colis.
Avant de reprendre les expéditions, assurez-vous de la disponibilité des itinéraires et des conditions applicables. Vérifiez la concordance entre les commandes en attente, les affectations de stock et les instructions d’emballage en vigueur. Enregistrez les quantités et les commandes dont la reprise a été approuvée, plutôt que de considérer la fin d’une suspension comme une autorisation pour toutes les commandes en attente.
Télécharger le fichier vierge de révision des ordres de suspension d'itinéraire (CSV). Utilisez une ligne par commande ou colis concerné ; conservez les coordonnées du destinataire dans votre système de gestion des commandes sécurisé.
Question posée par la communauté à l’origine de cette liste de contrôle
Révisé le 06/10/2026. Une Une discussion publique concernant la suspension des expéditions au Royaume-Uni a donné lieu à cette liste de contrôle. Il s’agit d’une recommandation rédactionnelle, et non d’un cas vérifié de manière indépendante ni d’une promesse de service alternatif. Les prix annoncés, les délais de livraison estimés et les déclarations relatives aux obligations d’un agent sont exclus.
